从我所PDM建设实例看PDM系统下的档案管理

PDM(Product Data Management)，即产品数据管理系统，是近年来才开始在我国各大型企业、研究所兴起的一种先进的数据管理系统，它与企业资源规划系统、供应链管理系统、客户关系管理系统组成了企业信息化的四个主要业务领域。它是随着网络计算机技术的应用和电子文件的产生而产生的数据管理系统，既是技术文件形成、存贮、使用的数据系统，又是电子档案生成的摇篮；既是技术人员生成和使用有效设计数据的平台，又是文件档案管理部门实施文件管理的手段和平台。企业利用PDM系统，会产生大量的数字化文档资料，这些资料的收集、整理、鉴定、归档、编研、检索、保存、利用等，将对传统的以纸质档案为主的管理流程、方式、方法带来革命性的变化。如何应对PDM系统下电子文件的归档和管理，对我所的档案管理工作来说，不仅是机遇，也是挑战。

一、PDM系统对我所档案管理工作的积极作用

在经过前期的严格论证和充分准备后，我所PDM系统于2009年7月在全所正式运行。借助PDM系统，较大地提升了我所档案管理的水平。

（一）提高了归档文件的齐套性

齐套性是由科研、生产活动的特点决定的，它要求归档的科技档案必须完整齐套。但是在科研单位的实际档案工作中，归档文件却很难齐套，经常出现已归档的文件不齐全、不完整的情况，如：有的设备只归整机文件，不归分机的文件；有的只归图纸，不归技术文件；有的工程技术报告较全，却无管理类文件等等。而PDM系统中所创建的每一份文档都必须选择文档种类，然后则可以根据标准化部门拟制的项目齐套性报告，由PDM系统对已归档的文件进行齐套性检查，生成齐套性报表，如果文件不齐套，则不允许进行转阶段、设计评审等后续操作，从而达到提高归档文件齐套性的要求。

（二）提高了归档文件的规范性

以往档案部门经常接收到一些不规范的文件资料，如文件名称不规范、不一致，有的用复印件归档而不是原件，有的归档文件签署不全，有的归档资料字迹模糊不清等。这些文件因为时间比较久远，或相关工作人员变动无法整改，或原件已经丢失，使档案部门不得不勉强接收其归档。而在PDM系统中，通过创建统一文档模板，制定特定签署流程，档案人员提前归档审查等一系列措施，能有效地保障归档文件的规范性、正确性。

（三）有利于丰富馆藏档案，保证所有项目都纳入归档范畴

企业中大大小小的科研项目很多，对重大项目，设计部门都会按计划进行归档，但是对预研、基金等各类小项目，职能部门没有列入归档计划的，设计部门大多放弃了归档工作。而PDM系统正式上线后，要求所有项目必须纳入PDM管理，这样就弥补了部分项目没有文件归档的遗憾。

（四）有利于实现以纸介质管理为中心向以电子数据管理为中心的转变

PDM系统的实施，使档案管理方式发生重大变化，以前档案管理是以纸质管理为中心，设计师将需要归档的纸质文件交给档案部门并完成交接手续，档案库存以纸介质为主；而通过PDM系统管理，文件签署流程结束完成后，通过网络送达档案部门，实现了电子归档。然后档案部门根据文件拟制者填写的发放部门，对文件进行电子分发，由各部门资料管理员在PDM系统中进行电子接收，从而方便快捷地完成电子文件的数据管理。

（五）图档、技术资料的更改得到有序控制

以往，当图纸发生更改时，由设计师负责将更改单送到档案部门，对原文件进行划改、换版。然后档案部门根据更改单要求发放新版图纸，回收旧版本图纸。由于设计更改频繁，经常出现生产现场图纸发生更改，档案室的归档底图却没有更改的情况，造成实际版本管理困难，且存在电子文档与纸质文档不一致的情况。使用PDM系统后，从根本上改变了对文件更改管理的方式。生产现场必须使用通过PDM系统打印输出的具有条形码标识的图纸，不再允许设计师在蓝图上划改，更改时由设计师在PDM系统中对需要更改的文件发出变更请求，变更请求通过后，设计师创建变更通告，将变更前的版本与变更后的版本同时上传至服务器，待签署完毕后，文件版本自动提升一个版本，这样不仅能保证每次变更均有记录，而且历史版本仍可追溯。

（六）促使档案管理向前延伸，变被动为主动

在PDM系统中，档案人员实现了对文件的前端介入和过程控制，在文件生成的时候就开始介入，文件必须经过档案管理员归档通过后才可以发放、使用。这样就改变了以往档案人员被动接收文件的管理局面。PDM系统的实施促使档案管理向前端延伸，文件管理由被动管理变为主动管理、前端介入，无形中提高了档案工作的重要性，更充分地发挥了档案的作用。

二、PDM系统实施后，档案管理工作面临的挑战及其对策

（一）面临的挑战

1.岗位设置问题

PDM系统实施后，档案管理方式发生了变化。如何进行岗位设置和人员配置才能满足PDM系统下档案管理的要求，是企业面临的新课题。目前一些企业、研究所采取了设岗增人的方法，设立了专门的PDM管理岗位来管理PDM系统中的归档工作，原档案管理岗位只负责纸质文件的归档。但实际上，这样做既造成管理界面不清，导致效率降低和资源浪费，割断了纸质文件和PDM电子文件的联系，造成电子文件管理与纸质文件管理脱节，影响到电子档案的形成，又无法提高档案管理部门的信息化程度和管理水平。

2.电子文档的有效性、完整性问题

在PDM系统中，产生了大量的电子数据，但是这些数据是在特定的环境、系统中产生的，有其特殊的要求，由此产生了PDM系统中哪些产品数据应该管理，如何保证产品数据的完整性等问题，比如三维模型图，只有模型，而没有图纸，电子文档的有效性取决于设备和应用软件的支持，而目前的档案管理系统却不能实时、全部地再现这些数据。

3.与其它信息管理系统的集成

在企业中存在多个支撑科研生产任务的信息管理系统，比如物资管理系统、生产管理系统、项目管理系统、软件配置管理系统、档案管理系统等。在PDM项目实施前，企业肯定做过充分调查并论证了系统间的集成问题。但是从实际情况来看，效果却不理想。由于企业的信息化程度普遍不高，PDM和ERP没有集成起来，所以上下游的业务部门对技术信息的及时性和准确性的需求也不是特别迫切。这样一来，有可能导致PDM完全变成一个内部归档工具。

4.加强规范，提高变更效率

从长远来看，PDM系统中的变更流程由于采取了电子签署，因此避免了手工签署的麻烦，提高了变更通告的流转效率。但是在短时间内这种状态难以实现。因为在电子签署流程管理模式中，流程和格式是决定性因素。设计师必须选择文件标准的格式，弄清各种格式的区别及用途，在送审时，文件一旦被某一级签署人退回，设计师必须从第一级审批开始重新送审，并且各级审批人可以清楚地了解到文件在整个审批中的修改情况及其他人的签署意见。通过电子流程化管理，规范了设计师的行为，但在设计师刚开始使用PDM系统时，会感到不方便，增加了PDM系统推广的难度。

5.角色权限设置控制问题

PDM系统对文档的访问控制是通过角色设置来实现的，这就意味着PDM系统中的某个角色要么不能浏览此类文件，要么能够全部浏览此类文档下的全部文件，对文件级访问控制不严，这也成了企业尤其是军工企业推行PDM系统的障碍之一。

（二）对策

1.PDM实施后，按领域、分项目（产品）来设置对应的档案管理人员，同一项目档案管理人员既负责电子文档的归档管理，也负责项目在PDM系统以外产生的纸质文档及特殊载体文件的归档管理，以项目为单位来审查文件的成套性，确保项目档案的完整、准确和系统。

2.PDM系统实施后，对档案工作提出了新要求。必须加强对员工的PDM系统相关知识和技能培训，提高业务水平，适应PDM系统带来的档案管理方式的改变。要加强档案自身的制度建设，制定完善PDM系统下的相关档案管理制度，通过建立PDM归档审查通告，把归档时经常出现的问题形成报表进行统计并反馈给提交者，进一步促进归档的规范性，提高归档的通过率。

3.推进PDM系统与档案管理系统的集成工作。

通过建立接口，档案人员登录档案管理系统对PDM系统返还回档案管理系统的物理文件及相应签名、属性信息描述文件进行整理、分类，待鉴定无误后导入档案管理系统，最终完成归档。

4.加强PDM系统培训和指导，进一步推进系统的应用和推广。

5.积极探讨PDM系统中文档权限的控制问题，做到既不影响日常工作，又能兼顾保密的要求。

PDM系统是一个管理工具，是一个规范秩序和提高工作效率的工具。我们档案工作者应该充分利用这个先进工具，把握住档案管理由纸质管理向电子数据管理转型的时机，积极探索并解决电子文件归档和电子档案管理中的新问题，不断提高档案管理的信息化水平，提升档案工作的价值和作用，为企业的科学、可持续发展贡献力量。